Para poder activar la vista de buzón de mensajes se debe dar clic en el botón Mostrar de la esquina superior derecha para que se habilite.
En la interfaz existen tres pestañas principales: Elementos Recibidos, Elementos Enviados y Archivados.
1. Elementos Recibidos
En esta pestaña se muestran los documentos en función de las acciones que otros usuarios han realizado sobre documentos que yo remití.
Por ello:
-
Observado: documentos que otros usuarios me han observado.
-
Rechazado: documentos que otros usuarios me han rechazado.
-
Aprobado: documentos que otros usuarios han aprobado.
-
Pendientes: documentos que están pendientes de mi aprobación; es decir, documentos que yo he recibido como aprobador.
2. Elementos Enviados
En esta pestaña se muestran todos los documentos que el usuario ha emitido y el estado final en el que han sido respondidos, sin importar en qué nivel de aprobación ocurrió (por ejemplo, si fue rechazado en el nivel 2) figurará como un documento enviado en rechazado . Además, también se incluyen los documentos en los que el usuario ha intervenido como aprobador, permitiendo ver las acciones que él mismo realizó —como aprobar, observar o rechazar— para mantener trazabilidad de todo lo que ha respondido.
Por ello:
-
Aprobado / Observado / Rechazado: Documentos para los cuales yo, como aprobador, he realizado estas acciones, o documentos que yo he emitido y que me han sido respondidos con dicho estado en cualquiera de los niveles de aprobación.
-
Pendientes: documentos que yo he enviado y que están pendientes de aprobación por parte de otro usuario.
3. Elementos Archivados
En esta sección se incluyen todos los documentos que hayan sido archivados, independientemente de su estado o de si fueron enviados o recibidos.
Su propósito es permitir la consulta y trazabilidad de cualquier elemento que se haya pasado al estado de archivo.
Resumen de la excepción
El estado “Pendiente” cambia de significado según la pestaña:
-
Pendiente en Elementos Recibidos: documentos que esperan mi aprobación.
-
Pendiente en Elementos Enviados: documentos que esperan la aprobación de otro usuario.
En todos los demás estados, la relación entre ambas pestañas es coherente y directa:
lo que aparece en Elementos Recibidos refleja acciones que otros han realizado sobre mis documentos, mientras que lo que aparece en Elementos Enviados refleja acciones que yo he realizado como aprobador. y también las respuestas de mis documentos enviados en el estado en que se encuentre.