Mantenimiento de Documento

 

1) Para iniciar la configuración de un documento, el usuario debe ingresar al módulo Admin System, luego hacer clic en el menú Mantenimiento y seleccionar la opción Mantenimiento de Documentos, desde donde se administra la creación, edición y control de todos los tipos de documentos del sistema, tanto comerciales como administrativos.

2) Una vez dentro del mantenimiento de documentos, se debe desplegar el campo Tipo de Documento y seleccionar el tipo que se desea crear, editar o modificar; para este ejemplo se ha seleccionado PE – Pedidos / Cotizaciones, posteriormente se debe hacer clic en el botón Nuevo, lo que abrirá la ventana de Configuración de Documentos donde se realizará toda la parametrización del documento según las necesidades del negocio. 

 

3) En la ventana de configuración, en la sección Datos, se deben completar los campos que identifican al documento dentro del sistema, los cuales permiten su correcta clasificación, agrupación y uso en reportes y procesos operativos.

 

Campos principales:

• Código Documento: código único que identifica internamente al documento.

• Descripción: nombre descriptivo del documento para los usuarios.

• Tipo de Documento: define la categoría funcional del documento.

• Grupo: permite agrupar documentos similares (útil para reportes o filtros).

• Tipo Doc. Contable: define si el documento genera o no impacto contable.

   

4) En la sección Correlativo, se configura la forma en que el documento se numerará dentro del sistema, asegurando el control y la trazabilidad de los registros generados, siendo recomendable el uso de correlativos automáticos para evitar duplicidades o errores operativos.

Opciones disponibles:

• Tipo de Correlativo: Tiene diferentes opciones ( Clic Aquí)

• Serie: prefijo o serie del documento.

• Formato: estructura visual del número.

• Incluir revisión: habilita control de versiones. (Consultar con su consultor la disponibilidad de esta función)

• Conservar correlativo en preliminar: mantiene la numeración al pasar de borrador a definitivo. (Solo funciona con la Licencia de Aprobaciones)

• Copiar archivos adjuntos: replica documentos asociados al crear un documento en base a otro. (Tener precaución ya que esto incrementa rápidamente el peso de la base de datos)

TIPOS DE CORRELATIVO

• Autonumérico por Tipo de Movimiento: genera una numeración automática independiente para cada tipo de movimiento, permitiendo diferenciar correlativos según el flujo operativo del documento.

• Autonumérico: asigna una numeración automática secuencial única y continua para todo el documento, sin considerar periodos ni tipos de movimiento.

  
  Importante: Debe ser usado para documentos oficiales de venta como Facturas, Boletas, Notas de Crédito/Débito, Guías de Remisión, etc.

• Autonumérico por Periodo: reinicia la numeración automáticamente por cada periodo definido (mes o año), manteniendo correlativos separados por periodo contable.
  
  Recomendado: Para todos los documentos internos del sistema, ya que permite identificar rápidamente por período contable (Mes y año).

• Manual: permite que el usuario ingrese el número del documento de forma manual, otorgando control total sobre la numeración, recomendado solo para casos excepcionales.

• Personalizado: utiliza una lógica de numeración definida por reglas internas del sistema o desarrollos específicos según requerimientos del negocio.

• Documento Previo: toma el correlativo del documento origen, manteniendo la misma numeración para asegurar trazabilidad entre documentos relacionados.

• Personalizado - OS: genera correlativos siguiendo la lógica específica de Órdenes de Servicio, alineada a procesos técnicos u operativos.

• Informe: crea correlativos destinados a documentos informativos o reportes, sin impacto en numeración comercial estándar.

• Por Cliente Anual: asigna una numeración independiente por cada cliente y por año, reiniciándose anualmente para cada uno.

 

5) En la pestaña Datos Básicos, se definen los parámetros operativos principales del documento, los cuales controlan su comportamiento en el uso diario, impresión, moneda y restricciones funcionales dentro del sistema.

Configuraciones más relevantes:

• Formato de impresión: formato que se cargará automáticamente al imprimir.

• Formato de descarga: formato por defecto solo para los comprobantes electrónicos. (Descarga desde el portal y envíos de correo automático)

• Tipo de formulario: define el formulario funcional del documento.

• Sucursal: sucursal asignada por defecto.

• Unidad de negocio: área o línea de negocio asociada.

• Asiento de emisión: configuración contable del documento.

• Moneda: moneda base del documento.

• Tipo de movimiento: clasifica el movimiento generado.

• Cantidad de ítems: límite máximo permitido por documento.

 

 

6) En la pestaña Configuraciones, se establecen valores que se cargarán automáticamente al crear el documento, así como validaciones que controlan precios, fechas, stock y márgenes, optimizando la experiencia del usuario y reduciendo errores manuales.

Campos configurables:

• Anexo: Cliente o proveedor por defecto.

• Vendedor: Asignación automática.

• Condición de pago: Forma de pago predeterminada.

• Almacén: Almacén asignado.

• Cálculo de fecha de vencimiento: Desde la fecha del documento o desde la fecha de entrega.

• Días de validez: Vigencia del documento por defecto.

• Cantidad de decimales en precio

• Porcentaje de descuento

• Porcentaje de utilidad

 

7)  Finalmente, luego de revisar todas las pestañas y campos configurados, se debe hacer clic en el botón Guardar, validando que el documento quede correctamente registrado y disponible para su uso operativo dentro del sistema ABHI ERP.